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COVID-19

Essoufflement du 100% virtuel

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Bouleversé par la pandémie, le secteur des événements d’affaires et des congrès est confronté à une série de défis jamais connus auparavant.

09.12.2020
Par
Kathleen Murphy, Tourisme Montréal

Compte-tenu des changements constants dans l’industrie, l’équipe d’intelligence d’affaires d’Événements d’Affaires Montréal de Tourisme Montréal a mis sur pied une veille dédiée aux événements d’affaires pour rester à l’affût des tendances et des opportunités.

Depuis mars dernier, toute la chaîne des événements d’affaires s’est rapidement adaptée aux événements virtuels. Ce qui était autrefois une option est clairement devenue une nécessité pour rester en contact avec sa communauté, continuer d’engager ses membres et avoir une portée internationale.

Toutefois, les planificateurs de congrès sont mitigés au sujet des événements virtuels. Certains évoquent une « fatigue virtuelle » ou encore une difficulté à justifier un retour sur investissement1. D’autres, témoignent que les taux de participation, inférieurs aux taux d’inscription lors d’événements virtuels, deviennent un enjeu2.

Ceci-dit, il est bien évident que l’aspect virtuel est là pour rester, avec 90% des organisateurs de congrès qui travaillent sur des événements qui possèdent une composante virtuelle3. Solution permettant de s’ouvrir à une communauté globale, combinant présentiel et distanciel, l’événement hybride a fait son entrée au sein de nombreux hôtels et centres de congrès ces derniers mois. Mais comment se démarquer et maintenir l’intérêt des participants tout au long des rencontres virtuelles et hybrides? Les acteurs de l’industrie misent sur la scénarisation des lieux, composent avec différents formats de contenu et ajoutent à leur programmation des activités davantage tournées vers le bien-être et le divertissement (pauses yoga, cours de cuisine etc.).

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Kathleen Murphy, Gestionnaire en intelligence d’affaires / Ventes, réunions et congrès, Tourisme Montréal
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Des rencontres régionales et nationales en premier lieu

Tout comme la majorité des organisateurs d’événements4, nous prévoyons un retour graduel vers des événements présentiels aux deuxième et troisième trimestres 2021.

Entre restrictions de voyages, quarantaines à l’arrivée et craintes de voyager à l’international, les rencontres seront en premier lieu régionales et nationales : ce qui souligne l’importance de se connecter davantage au tissu local d’entreprises et d’associations.

Notons aussi que la préférence pour les déplacements en voiture personnelle a augmenté de 10% pour les voyages d’affaires alors qu’elle a légèrement diminué pour les déplacements en avion, en train et en voiture de location5.

Les villes de plus petite taille auront de nouvelles opportunités

Une fois les limites de rassemblements levées, la majorité des planificateurs d’événements s’attendent à un public plus restreint qu’avant la crise6. Cette diminution prévue de l’affluence permettra à de plus petites destinations de se positionner sur des événements d’affaires qu’elles n’avaient pas la capacité d’accueillir auparavant.

Par ailleurs, saviez-vous qu’un planificateur sur deux pense que les villes de plus petite taille auront de meilleures chances d’attirer des événements d’affaires post Covid-19 et que près d’un planificateur sur trois est susceptible d’avoir recours à plusieurs lieux pour le même événement7?

La confiance et la diminution du risque, éléments clés pour la reprise

Parmi les facteurs susceptibles de décourager la participation aux futurs événements en personne, les planificateurs de congrès sont en majorité préoccupés par une crainte prolongée de voyager8.

Afin de redonner confiance aux délégués et aux planificateurs de congrès, Événements d’affaires Montréal a mis en place un protocole sanitaire strict et travaille de concert avec ses partenaires pour proposer des offres flexibles. Le recours aux technologies sans contact, aux dépistages rapides lors d’événements, à la réalité virtuelle et aux outils qui peuvent fluidifier l’affluence jouera aussi un rôle important dans la relance. Côté déplacements, les compagnies aériennes ont rapidement instauré des assurances voyage liées à la Covid-19.

D’autre part, on remarque une prise de conscience grandissante des consommateurs à l’égard de l’environnement, avec près de 75% d’entre eux déclarant prendre note des marques qui font une différence pendant la Covid-19 (World Tourism and Travel Council)9.

En conclusion

Le format hybride devient l’orientation de demain. Le défi? La création de deux événements : un présentiel et un virtuel. Les participants en présentiel voudront s’engager dans des expériences sur place, telles que le réseautage, sans nécessairement avoir à interagir avec le public en ligne, tandis que les participants virtuels souhaiteront profiter des fonctionnalités de la plateforme virtuelle.

À court-moyen terme, on s’attend à de plus petites rencontres régionales, possiblement dans plusieurs villes, avec un recours grandissant aux outils numériques. Ce sont là des occasions pour notre métropole de devenir un hub canadien ou nord-américain pour les associations internationales et de candidater sur des congrès qui étaient, auparavant, de trop grande envergure. Pour une relance sous le signe de l’innovation, Événements d’Affaires Montréal intègre d’ailleurs un catalogue de solutions innovantes à sa proposition de valeur, en partenariat avec le MT Lab.

Le futur en tête, notre organisation met tout en œuvre pour garantir la sécurité des congressistes à destination avec un protocole sanitaire 720 degrés. En 2020, plus de 110 groupes ont été reportés, sécurisant plus de 100M de $ en dépenses directes pour la destination.

Finalement, notons que la crise a permis d'accélérer une prise de conscience en faveur du développement durable et les événements d’affaires dans la métropole québécoise répondront aux exigences grandissantes des délégués en matière d’environnement. Première ville en Amérique du Nord à intégrer le GDS index, Montréal fait maintenant fièrement partie du mouvement mondial de développement durable des destinations touristiques.

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Palais des congrès

Sources:

1, 4, 6, 8) NorthStar Meetings, Sondage Pulse – 10/22/2020

2) Témoignages de planificateurs sur la plateforme d’échange PCMA

3) NorthStar Meetings, Sondage Pulse - 09/15/2020

5) Cornell, Center for Hospitality Research, Pre and Post Covid Travel Preferences – 09/15/2020

7) Destinations Analysts, Marketing that brings meetings 2020

9) World Tourism & Travel Council, To recovery and beyond – 09/27/2020